Sa naunang post na May Diskarte Ka Ba? (a.k.a. GTD Pinoy-Style, a.k.a Lagyan ng Sistema ‘Yan, a.k.a. Ano’ng Petsa Na, Tuliro Ka Pa Rin), kinwento ko sa’yo ang limang hakbang para magkadiskarte ka sa buhay ayon sa Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Gusto mo itong gawin o sundan para lumaya ang utak mo sa unnecessary na pag-iisip at para buong-buo mong maibigay ang sarili mo sa kung anumang gusto mong gawin sa kasalukuyang panahon.

Hakot Time, Guys

Ang unang hakbang sa diskarteng ito ay ang pagsasapapel, paghahakot o pag-ipon (pag-capture ang gamit nila sa Getting Things Done) ng mga kailangan mong gawin, pagpasyahan o pag-isipan. Ginagawa natin ito para sarhan lahat ng nakabukas na gripo sa utak mo para hindi ka malunod. Tandaan na hangga’t wala sa papel o some real-world representation ang bagay na bumabagabag sa’yo, chances are, nasa utak mo ito lahat, at kahit ano’ng talino ng tao, hanggang apat na bagay lang ang kayang lamanin ng short-term memory ng utak mo.

Gamit perhaps ang ballpen at papel, subukan mong umupo ngayon at isulat sa papel (o post-it, para tig-isang idea) ang lahat ng laman ng utak mo right now. Right now wala nang laman ang utak ko kung ‘di ang pagsusulat nitong sinusulat ko, pero sinubukan kong isulat ang pinaka-recent na ipon session ko para maintindihan mo ang gusto kong sabihin.

Okay, let’s do this, isulat lahat. May sinasabi si Mama kahapon, alamin ‘yung number nung para sa aso. Kailangan ko rin pala tapusin ‘yung wedding invite, ‘yung wedding guestbook. Magstart na rin pala ‘yung NaNoWriMo. Tapusin ko na ba ‘yung sinusulat ko para sa Trend? Bagong whiteboard marker, post cards na Pinoy art, mag-hire ng magpipintura ng gate. Parang gusto ko mag-Batanes, at magpa-blue na hair. Magbubukas pala ako ng email baka may bagong updates.

Unti-unting kakalkalin ng utak mo ‘yung mga nakalimutan mo o gusto mong tandaan basta’t simulan mo ang prosesong ito, basta’t pumasok ka sa mode na HIHIGUPIN KO LAHAT NG LAMAN NG UTAK KO. Hindi mo man ma-100% ngayon (nobody’s perfect), something else will come up during the process that will trigger ‘yung mga natirang bukas na gripo sa utak mo.

Hakot Pa More, Part 1

Pagkatapos nito, kapag medyo tuyo na ang utak mo, it’s time to check kung wala na ba talagang natira (spoiler alert: laging meron). Ang guide question ay: saang mga lugar pumapasok ang mga bagay sa buhay mo na kailangan mong pansinin, gawin o pagpasyahan? Here are some other places na baka hindi mo pa natignan:

1. Work email inbox (kung dito pa lang ay nabaliw ka na, baka panahon na para sa isang intervention, sige unahin mo muna ito, pagbibigyan kita)

2. Personal email inbox

3. Pisikal na mailbox (‘yung bill mo sa PLDT pula na hoy)

4. Mga ligaw na notes kung saan-saan (sa tabi ng telepono, sa post-it na nakadikit sa laptop mo, sa papel na naka-magnet sa ref, sa loob ng smartphone, like pictures meant to remind you of something, o sa Reminders app o sa Notes, etc.)

5. Mga malalaking bagay na kailangang aksyunan (ano na nga ba ginagawa nitong BMX na ito na wala namang gumagamit), hindi mo kailangang dalhin ang malaking bagay sa desk mo, isulat mo na lang ‘yung action required (“isipin ano gagawin sa BMX na wala na namang gumagamit”)

O, ‘di ba ang dami pa pala?

Pero hindi pa tayo tapos. Ang malamang bumabagabag sa’yo ang mga bagay na kailangan mo nang gawin ngayon o in the near future. And here’s the catch, kapag nauubos ang lahat ng oras mo na pumapatay lang ng apoy na likha ng mga issue, sa tingin mo ba ay magagawa mo ‘yung mga mas malalaking pangarap mo sa buhay? Like ‘yung gusto mong gawing DIY dollhouse para sa anak mo? O ‘yung matagal mo nang gustong puntahan na lugar na afford mo naman pero hindi mo maplano kasi ikaw lang ang interesadong pumunta do’n? O ‘yung makalipat ng trabaho (e ni hindi mo mareview ang career mo nang maayos para makagawa ng kickass resume)?

Hakot Pa More, Part 2

Kaya ito ang ilan lamang sa mga guide para masigurado mong maalala mo lahat ng mahalaga sa’yo. Pwede mong tingnan ang mga goal mo sa buhay mo sa iba’t ibang kategorya pero ‘wag kang pakukulong dito:

1. Financial – Okay ka na ba sa current sweldo mo? May investments ka ba? May pagkukunan ka ba ng pera kapag nag-resign ka? May paraan pa ba para dumami ang pasok ng pera sa buhay mo? (Oo, hindi dapat tayo makonsumo sa usapang pera, pero ang delikado ay kung hindi mo ito paglalaanan ng oras.)

2. Career/Business – May gusto ka bang lipatan na trabaho? May business ka bang gustong itayo?

3. Health/Image – May kailangan bang ayusin o gamutin sa katawan mo?

4. Personal chorva – Gusto mo bang matuto ng gitara? Gusto mo bang matuto pa’nong hindi magalit sa kapitbahay?

5. Family – Ano ang gusto mong marating ng mga anak mo? Ano ang mga gusto mong itulong sa ikauunlad ng asawa mo? Magma-Marso na, magpaparty ka naman sa anak mong ga-graduate!

6. Friends – The busier you are, the more you need friends para mahimasmasan. Set a date or a regular get-together. O kaya kung wala kang friends gawin mong goal ang ‘magkaroon ng bagong kaibigan’—wala namang makakabasa n’yan kung ‘di ikaw, plus you’re in a safe place here.

7. Pamana/Kontribusyon sa Mundo – Mamamatay tayong lahat, ano ang gusto mong iwanan? Kung wala, okay lang, pa’no mo na lang gustong pagyamanin ang lipunan habang nandito ka? Kung wala pa rin, okay rin lang, I get you.

Pwede ring ang atake dito ay sa kung ano ang mga responsibilidad mo sa buhay, anu-anong role ang tinanggap mo? Tatay, empleyado, kapitbahay, Red Cross volunteer, mamamayang Pilipino, etc. ‘Wag kalimutan ilagay ang sariling pangalan—walang makakagalaw no’n.

Okay, medyo patapos na tayo sa pag-iipon. Bago tayo tumungo sa susunod na hakbang, ‘wag nating kalimutan ang layunin ng step na ito: ang ipunin ang lahat ng pumapasok sa buhay mo sa nag-iisang “kahon” para eventually ay mawalan ng laman ang kahon na ito, at malaya kang makakagawa ng dapat mong gawin.

Hakot Pa More, From Experience

So since regular mo itong gagawin, mabuti na ring isipin kung ano’ng mga sistema ang pwede mong ilagay para siguradong sa susunod na run ng pagsasapapel ay piling-piling lugar na lang ang titingnan mo. Kailangan mong gumawa ng desisyon kung ano ang mga pinakamainam na ipon sites para sa’yo, the lesser at the more realistic, the better.

For instance, para sa’kin, given na ‘yung personal at work email as dalawang kahon na hindi ko na gagalawin. Pero on top of that, idadagdag ko ang mga ito:

1. Isang in-tray sa bahay para sa mga manaka-nakang papel, errands, items for repair.

2. Isang in-tray sa trabaho (nung regular pa’ko na pumapasok sa office) para sa mga importanteng dokumento.

3. Evernote app para kapag online ako o nasa labas at may naisip ako habang nagko-commute, pwedeng-pwede kong ilagay ito sa phone. Down side, ‘pag wala kang charge. Kung ‘di mo trip magsulat pwede ka mag-TinyVox para voice messages na lang. Down side, kailangan mo lang magkunwari na may kausap sa phone kapag nasa pampublikong lugar ka (pero honestly, no one cares).

4. Papel at ballpen sa bag. May nabili akong tig-15 pesos na blank pad sa National na sing-size ng ½ crosswise na pad paper. Mas gusto ko ‘yung walang linya para anything goes. ‘Yung ballpen naman kung ano nandyan. Don’t obssess, walang diperensya sa kaledad ng buhay mo ang paggamit ng P3.50 na Panda ballpen versus Cross.

Hindi sa tools nakasalalay ang tagumpay mo sa paglikha ng diskarte, kung ‘di sa paggamit mo mismo ng mga tools na ito. In fact minsan kapag mahal o maganda masyado ang ipon site mo nakaka-intimidate dungisan. So. ‘Wag precious. Okay na ba tayo?

Ngayong naipon mo na ang lahat, pa’no na? Panahon na upang linawin isa-isa kung ano ang ‘action required.’

Abangan sa Martes ang susunod kong pagmamarunong!